Egal wie groß ein Event jetzt ist, es begann klein. So müsst ihr nicht eine Party für Hunderte von Menschen organisieren oder Tausende von Euros an Gewinnen sammeln, wenn ihr zum ersten Mal etwas organisieren. Setzt euch zunächst erreichbare Ziele.
Das "Konzept" einer Veranstaltung (Ziel und Zielgruppe) und ihre praktische Umsetzung (Ort, Zeit, Helfer...) bestimmen den Erfolg. Daher ist es am besten, sich mit diesen 6 W's rechtzeitig auseinanderzusetzen:
Warum wollt ihr ein Event organisieren? Besprecht das Ziel und die Zielgruppe und verliert es nicht aus den Augen. Wenn du zum Beispiel mit einer Party einen Gewinn für eine spätere Investition erzielen willst, wird sie anders aufgezogen, als wenn es um das Bedanken bei Freiwilligen geht oder um dich dem Dorf positiv zu präsentieren....
Was ist das passendste Event für eure Zielstellung? Traut euch an ein bestehendes Event heranzugehen oder etwas ganz Neues zu starten. Macht zum Beispiel ein Brainstorming mit dem Leitungsteam. Wagt es in andere Ecken zu denken und vertraute Pfade zu verlassen.
Wann ist der beste Zeitpunkt für das Event? Das Datum eurer Veranstalltung spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg. Schaut auf den Veranstaltungskalender der Gemeinde (und der umliegenden Gemeinden) und den Schuljahreskalender, um den Wettbewerb mit anderen Initiativen oder Prüfungen zu vermeiden.
Wo ist der beste Ort für das Event? Berücksichtigt bei der Standortbestimmung den Brandschutz, Parkmöglichkeiten, Zufahrtswege, Lärmbelastung, verfügbare Fläche in Abhängigkeit von der Anzahl der gewünschten Besucher.... Entscheidet ihr euch für ein Open-Air, ein Zelt oder ein Gebäude? Vergewissert euch in jedem Fall, dass ihr einen korrekten Vertrag mit der richtigen Haftungsvereinbarung mit dem Eigentümer habt. Müsst ihr an Meldepflichten oder Genehmigungen denken?
Wer hilft euch beim Event? Ihr braucht ein motiviertes Team, das alles ausarbeitet, aufbaut und abbaut. Schaut genau hin und überlegt im Vorfeld, auf wen ihr euch verlassen könnt. So seid ihr sicher keien bösen Überraschungen zu erfahren. ihr habt nicht genug Leute? Dann macht die Veranstaltung kleiner.
Welches Material habt ihr nötig? Wieviel Geld braucht ihr für den Kauf oder das Leihen von Material? Schreibt im Vorraus auf, welches Material ihr benötigt und überlegt euch dann wo ihr was am besten besorgt. Anhand eines Budgets könnt ihr berechnen, wie viel Geld euch für die einzelnen Posten zur Verfügung steht. Achtung: Geliehenes Material ist nicht durch die KLJ-Versicherung abgedeckt. Es ist daher am besten, den Eigentümer zu fragen, wie er versichert ist und gegebenenfalls eine Zusatzversicherung abzuschließen.